Digikehityksen toimintaympäristö on nykyisin haastava. Sidosryhmät odottavat korkeaa laatua ja nopeaa reagointia uusiin tarpeisiin – aikataulusta tinkimättä. Samaan aikaan kehitystiimien vaihtelevat kokoonpanot ovat yleistyneet. On talon sisäisiä tiimejä, ulkoa ostettuja tiimejä ja näiden yhdistelmiä.
Tässä oman kokemukseni mukaan parhaimmat käytännöt, joilla tuoteomistaja varmistaa tiedon kulkevan hyvin kehittäjien, tiimien ja sidosryhmien välillä. Hyvä kommunikointi kun on yksi tärkeimmistä avaimista sujuvaan etenemiseen.
Haaste 1: Tieto ei kulje, tiimissä tehdään tuplatyötä ja asioita odotetaan.
Jopa yksi kehitystiimi voi siiloutua. Usein tapauksessa kyse on tiimikokoonpanosta, johon kuuluu sekä sisäisiä että ulkoisia kehittäjiä. Konsultit on tärkeää saada saumattomaksi osaksi sisäistä kehitystiimiä. Siihen päästään, kun tiimin jäsenet oppivat tuntemaan ja arvostamaan toisiaan. Yhteinen tekeminen ja tavoite auttavat sitouttamisessa.
Tuoteomistaja voi tukea tiimiytymisessä esimerkiksi
- varmistamalla, että kaikilla on käytössä etätyötä helpottavat työvälineet ja ohjelmistot.
- luomalla selkeät raamit ja pelisäännöt tiimityölle.
- kannustamalla avoimeen viestintään ja rohkaisemalla välttämään yksityisiä keskusteluja asioista, jotka koskettavat useamman tiimiläisen työtä.
- järjestämällä aitoja kohtaamisia ja läsnäoloa tiimityön tueksi, esimerkiksi työpajat ja kick offit.
- mahdollistamalla myös vapaat kohtaamiset, esimerkiksi tiimilounaat ja -illanvietot.
Mainitsin listassa avoimen viestinnän, sillä kokemukseni mukaan olettaminen on kommunikoinnin syvin sudenkuoppa. Jos lisätietoja, apua tai sparrausta ei kysytä, aikaa voi mennä tunteja tai jopa päiviä väärien asioiden edistämiseen.
Keskustelukulttuuria ei voi rakentaa yksin. Tiimiytyminen ja hyvä ryhmähenki ovat edellytyksenä avoimelle viestinnälle.
Lyömättömät työkalut yhteiseen keskusteluun ovat esimerkiksi dailyt, weeklyt ja monthlyt, pikaviestimet, kuten Slack, ja tiimirajat ylittävät status checkit. Älä unohda vapaamuotoisia ja rentoja yhteisiä keskusteluja vaikkapa aamukahvin äärellä.
Haaste 2: Asioita valmistuu eri tahtisesti projektissa.
Siiloutumista tapahtuu yrityksissä luonnollisesti eri toimintojen välillä. Digikehitys ei ole siitä poikkeus. Laajoissa hankkeissa, joissa esimerkiksi design, kehitys ja testaus ovat omina tiimeinään, jatkuva kommunikointi ja ison kuvan seuraaminen ovat avaintekijöitä.
Ilman tiimirajoja ylittävää viestintää:
- asioita valmistuu eri tahtiin projektissa.
- toisten tiimien odottamisesta syntyy hukkaa, jos riippuvuuksia ei olla huomioitu suunnittelussa.
- tuplatyöltä ei voi välttyä.
- kustannukset ja aikataulut venyvät.
Aikaisemmin mainitut parhaat käytänteet hyvistä viestintätavoista ja -kanavista pätevät myös tiimirajat ylittävässä kommunikaatiossa. Viestinnän lisääminen on usein ainakin osa ratkaisua, mutta ongelmaa voi lähestyä myös toisesta näkökulmasta.
Olen ratkaissut haasteen onnistuneesti myös tiimikokoonpanoja uudelleen pohtimalla. Jos aikaisemmin tiimit on muodostettu osaamisen mukaan, on hyvä ajatus kokeilla tiimien kokoamista käyttäjän, sisällön tai kokemustaustan pohjalta. Silloin yhdessä tiimissä onkin kyvykkyydet edistää laajempia kokonaisuuksia. Tiimikokoonpanoja kannattaa vaihdella myös siksi, että se sitoo tekijöitä yhteen ja madaltaa eri tiimien välisiä rajoja.
Haaste 3: Kehittäjät kokevat, että heidän työhönsä sisältyy paljon ad hocia.
Tiedän sidosryhmäviestinnän olevan monelle tuoteomistajalle haaste. Toisaalta tiedän sen olevan myös monelle kehittäjälle todellinen kipupiste.
Jos esimerkiksi liiketoiminnan tarpeiden arvioinnista, priorisoinnista ja nostamisesta kehitysjonoon ei olla sovittu, pyynnöt saattavat tulla suoraan liiketoiminnalta kehittäjälle. Kehittäjän voi olla hankala arvioida priorisointia ja lopputulemana on usein liian täyteen ahdattu sprintti tai alati kasvava työkuorma.
Nyrkkisääntönä ohjeistan, että sidosryhmille on tärkeää asettaa rajoja, mutta siiloutumista pitää välttää.
Suosittelen sopimaan viestinnän ulkoisilta sidosryhmiltä kehitykseen kulkevan aina tuoteomistajan kautta. Silloin tuoteomistaja voi toimia suodattimena tiimin ja tuotehallinnon tai liiketoiminnan välillä. Kokemukseni mukaan se tuo tiimille selkeyttä ja mahdollistaa keskittymisen olennaiseen.
Kun haluat tiimin, joka tuntee parhaat toimintatavat.
Codematella on yli 15 vuoden kokemus erilaisista hankkeista, toimialoilta, tiimikokoonpanoista ja työkulttuureista. Tunnemme ketterän kehityksen parhaimmat käytänteet ja toimivimmat työskentelytavat, joita soveltamalla löytyy parhaat keinot jouhevaan etenemiseen.
Haluatko kuulla lisää?
Ota yhteyttä Janneen
