Käytäntö on osoittanut ketterän kehittämisen budjetointiin liittyvän edelleen myyttejä esimerkiksi kustannusten ja aikataulujen venymisestä. Toteutusprojektin liikkeelle lähtö viivästyy silloin suotta, kun päätökseen ei löydy varmuutta.
Tämä blogi on kirjoitettu sinulle, joka kaipaat työkaluja ja vinkkejä ketterän kehitysbudjetin esittelyyn, perusteluun tai laatimiseen. Lue blogista mistä budjetin venyminen useimmiten johtuu, miten varmistat toimittajien budjettiarvioiden oikeellisuuden ja miten vältät avoimen shekin syndrooman.
Vinkki 1: Budjetoi myös viimeistelyyn.
Pitkä kokemus on näyttänyt meille, että viimeistelyyn ei budjetoida riittävästi aikaa ja rahaa. Viimeistelyvaiheen unohtaminen pitääkin sitkeästi yllä ketterän kehityksen aikataulutukseen ja budjetointiin liittyviä myyttejä.
Tyypillisesti uuden digiratkaisun saattaminen 90 % valmiiksi sujuu suunnitelmien mukaan, mutta viimeistely julkaisuvalmiiksi vie ennakoitua enemmän aikaa ja rahaa.
Kun haasteen juurisyy on paikannettu, on myös sen korjaaminen helpompaa. Kokemuksemme mukaan viimeistelyn haasteet vältetään tiheillä välijulkaisuilla, jolloin jonkin kokonaisuuden pitää olla valmis end-to-end.
Vinkki 2: Budjetoi yhden julkaisun sijaan koko vuosi.
Toinen tärkeä vinkki, joka kannattaa pitää mielessä jo tarjouspyyntövaiheessa. Älä pyydä kustannusarviota vain ensimmäiselle julkaisulle, vaan esimerkiksi vuodeksi kerrallaan.
Budjetointia ei kannata tehdä toimittajien antaman ensimmäisen vaiheen kustannusarvion mukaan, sillä kehitystä on aina tarpeen jatkaa myös sen jälkeen.
Älä siis unohda jatkuvan kehittämisen ja ylläpidon kustannuksia, vaikka olisitkin suunnittelemassa täysin uutta digipalvelua.
Bonusvinkki: Älä tyydy avoimeen shekkiin
Ketterän kehityksen budjetointi ja ostaminen eroaa selvästi kiinteähintaisten projektien ostamisesta. Kustannuksia ei voi tarkalleen tietää etukäteen ja se voi aiheuttaa kylmiä väreitä talousjohtajalle.
Välijulkaisut auttavat välttämään viimeistelytaakan, mutta niitä voidaan käyttää myös kustannusten hallinnan työkaluna. Malli ohjaa sopimaan selkeät prioriteetit ja onnistumisen mittarit välijulkaisuille, joihin koko tuotehallinto ja kehitystiimi sitoutuvat. Kun kaikilla on tiedossa, kuinka paljon kuhunkin välijulkaisuun on budjetoitu, priorisointi helpottuu kuin itsestään.
Vinkki 3: Vertaile kustannusarvioita ja selvitä suurten erojen syy.
Miten selviytyä eri toimittajien antamien kustannusarvioiden vertailusta? Kiinnitä ensin huomiota kustannusarvioihin ylätasolla: ovatko toimittajien arviot linjassa vai onko tarjouksissa suuria eroja? Liian alhainen budjettiarvio todennäköisemmin perustuu väärin tehtyihin arvioihin sen sijaan, että toimittaja olisi muita tehokkaampi.
Samansuuntaiset arviot antavat luottamusta siihen, että tarve on ymmärretty ja ajatukset ratkaisusta ovat yhdenmukaiset. Suuret erot tarkoittavat puolestaan epävarmuutta tarvittavan ratkaisun laajuudesta.
Tärkein ohjeemme on käydä kustannusarviot ja niiden erot läpi tarkemmin parhaiden tarjoajien kanssa. Usein väljästi määritellyt vaatimukset ja ylimalkaisesti mainitut integraatiot herättävät arvion tekevässä kehittäjätiimissä kysymyksiä. Ne näkyvät isoina heittoina arvioissa, eikä epävarmuudet aina tule tarjouksesta suoraan esille.
Vinkki 4: Perustele budjetti sisäisesti ROI-laskelmien avulla.
Investoinnin takaisinlaskenta on erinomainen tapa perustella kehityskustannuksia sisäisesti. Se vie budjetin ymmärrettävään kontekstiin ja antaa syyn investoinnille. Helpommin sanottu kuin tehty, vai mitä?
Suosittelemme laskemaan perustelujen tueksi ratkaisun tuottaman lisäarvon ja vertaamaan sitä kehityskustannuksiin.
Esimerkiksi verkkokaupan osalta on helppo laskea kuinka paljon lisää kauppaa ja katetta uusi myyntikanava tuo.
Osa lisäarvosta voi kuitenkin olla aineetonta, esimerkiksi asiakaskokemuksen parantaminen tai houkuttelevuus työnantajana. Sen laskeminen tuntuu usein hankalalta. Tässä muutama tärppi ROI-laskelmiin:
- Digihankkeen vaikutusta asiakkuuden elinkaaren arvoon (Customer Lifecycle Value) voidaan arvioida tekemällä skenaario, jossa tietty prosentti asiakkaista siirtyy kilpailijoille parin vuoden ajanjaksolla, jos investointeja digiasiointiin ei tehdä.
- Vaikutukset työntekijöiden arkeen ja työtyytyväisyyteen voi laskea rekrytointikustannusten ja tuhlatun työajan mittareilla.
Vinkki 5: Vertaa investointia tekemättä jättämisen hintaan (cost of inaction).
Jos esimerkiksi pankin tai valtion organisaation on täytettävä uusia vaatimuksia liittyen tietosuojaan tai tietoturvaan, joiden toteutus on hyvin kallista, on järkevää verrata investointia siihen, että kyseinen liiketoiminta tai palvelu ulkoistetaan, myydään tai lopetetaan kokonaan.
Vertaile budjetin perustelussa eri tapoja ratkaista haaste, niiden välisiä etuja ja heikkouksia, sekä kustannuksia.
Mahdolliset ratkaisut liittyvät usein siihen, jatketaanko kyseistä regulaation alaista liiketoimintaa sellaisenaan vai ei.
Jarruttaako jokin edelleen liikkeelle lähtöä? Lataa opas.
Budjettikeskustelut on tavallinen, mutta ei ainoa, kehitysprojektin liikkeelle lähtöä jarruttava vaihe. Tunnemme toteutusvaiheen liikkeelle lähdön haasteet ja sudenkuopat. Siksi kokosimmekin vinkkipaketin sinulle, joka haluat edetä tehokkaasti mobiili- tai verkkopalveluideansa kanssa konkreettiseksi tuotteeksi.
Lue asiantuntijoidemme kirjoittamasta vinkkipaketista lisää muun muassa näistä:
- Idean kirkastaminen ja määrittely
- Oikean asiantuntijajoukon kokoaminen projektiin
- Tavoite ja lopputulos edellä ostamisen eroavaisuudet
- Realistinen budjetointi ja sen perustelu sisäisesti
- Toimittajien valinta ja vertailu
Haluatko kuulla lisää?
Ota yhteyttä Janneen
